Belgelerinizi SharePoint Office 365'te düzenlemenin bir yolunu mu arıyorsunuz? Belgeleri etiketlemek, belgelerinizi düzenlemenin ve ihtiyaç duyduğunuzda onları bulmanızı kolaylaştırmanın etkili bir yoludur. Bu makalede, SharePoint Office 365'te belgeleri etiketlemeye yönelik en iyi uygulamaları ve nasıl başlayacağınızı tartışacağız. Bu basit ama güçlü organizasyon aracı hakkında daha fazla bilgi edinmek için okumaya devam edin.
SharePoint Office 365'te belgeleri etiketleme adımları:
- Belgeleri içeren SharePoint kitaplığını açın.
- Etiketlemek istediğiniz belgeyi veya belgeleri seçin.
- 'Belgeyi Etiketle' simgesini tıklayın.
- Belgeye eklemek istediğiniz etiketleri yazın.
- Etiketleri kaydetmek için 'Kaydet' düğmesini tıklayın.
SharePoint Office 365'te Belgeler Nasıl Etiketlenir?
SharePoint Office 365'te belgeleri etiketlemek, belge yönetiminizi kolaylaştırmanın ve belgelerin kolayca bulunmasını ve erişilmesini sağlamanın etkili bir yoludur. Doğru etiketleme stratejisi uygulandığında, kullanıcılar ihtiyaç duydukları belgeleri minimum çabayla hızlı bir şekilde arayabilir ve bulabilirler. Bu makale, SharePoint Office 365'te belgelerin nasıl etiketleneceğine ilişkin ayrıntılı bir genel bakış sağlayacaktır.
Belge Etiketleme Nedir?
Belge etiketleme, belgeleri kategorilere ayırmak ve düzenlemek için onlara anahtar sözcükler veya etiketler atama işlemidir. Etiketler genellikle belgenin içeriğini, amacını ve hedef kitlesini tanımlamak için kullanılır ve daha verimli arama ve erişime olanak tanır. Bu, özellikle çok sayıda belgeye sahip olan ve bunları düzenli tutmanın kolay bir yoluna ihtiyaç duyan kuruluşlar için yararlı olabilir.
SharePoint Office 365'te Belge Etiketlemenin Avantajları
SharePoint Office 365'te belgeleri etiketlemek aşağıdakiler gibi çeşitli avantajlar sağlayabilir:
- Daha iyi organizasyon: Belgeleri etiketlemek, kullanıcıların ihtiyaç duydukları belgeleri hızlı ve kolay bir şekilde aramasına ve almasına olanak tanır.
- Artan üretkenlik: Belgelerin bulunmasını kolaylaştırarak, onları aramak için harcanan süreyi azaltabilir.
- Gelişmiş güvenlik: Doğru etiketleme stratejisi uygulandığında kullanıcılar, hassas belgelerin güvenli bir şekilde saklandığından daha emin olabilirler.
SharePoint Office 365'te Belgeler Nasıl Etiketlenir?
SharePoint Office 365'te belgeleri etiketlemek, birkaç adımda tamamlanabilen basit bir işlemdir. Başlamanıza yardımcı olacak adım adım kılavuz:
- Adım 1: SharePoint hesabınızda oturum açın.
- Adım 2: Belgeleri etiketlemek istediğiniz belge kitaplığını açın.
- Adım 3: Etiketlemek istediğiniz belgeyi seçin.
- Adım 4: Şerit menüsündeki Etiketler ve Notlar seçeneğine tıklayın.
- Adım 5: Belgeye atamak istediğiniz etiketleri girin.
- Adım 6: Etiketleri kaydetmek için Kaydet'e tıklayın.
- Adım 7: Etiketlemek istediğiniz her belge için adımları tekrarlayın.
SharePoint Office 365'te Belgeleri Etiketlemeye Yönelik En İyi Uygulamalar
SharePoint Office 365'te belgeleri etiketlerken aşağıdaki en iyi uygulamaları akılda tutmak önemlidir:
bildirimleri kapat google takvim
- Tutarlı bir etiketleme sistemi oluşturun: Anlaşılması ve kullanılması kolay, standartlaştırılmış bir etiketleme sistemi oluşturun.
- Açık ve açıklayıcı etiketler kullanın: Belgenin içeriğini, amacını ve hedef kitlesini açık ve doğru şekilde tanımlayan etiketler kullanın.
- Etiketleri güncel tutun: İlgili ve doğru kaldıklarından emin olmak için etiketleri düzenli olarak inceleyin ve güncelleyin.
- Uygun güvenliği sağlayın: Yalnızca yetkili kullanıcıların etiketlere erişebildiğinden ve bunları düzenleyebildiğinden emin olun.
SharePoint Office 365'te Etiketler Nasıl Kullanılır
Belgeler etiketlendikten sonra kullanıcılar, SharePoint Office 365'teki arama ve filtreleme özelliklerinden yararlanabilir. Örneğin, kullanıcılar, belirli etiketlere sahip belgeleri hızlı bir şekilde bulmak için Etiketlere Göre Filtrele seçeneğini kullanabilir. Ayrıca kullanıcılar, belirli anahtar sözcükleri veya tümcecikleri içeren belgeleri bulmak için Etiketlere Göre Arama seçeneğini kullanabilir.
SharePoint Office 365'te Etiketler Nasıl Yönetilir
SharePoint Office 365 ayrıca kullanıcılara etiketleri yönetme ve bunların düzenli ve güncel kalmalarını sağlama yeteneği sağlar. Etiketleri yönetmek için kullanıcılar şerit menüsündeki Etiketleri Yönet seçeneğini kullanabilir. Bu, kullanıcıların gerektiği gibi etiket oluşturmasına, düzenlemesine ve silmesine olanak tanır.
SharePoint Office 365'te Etiketler Nasıl Görüntülenir?
SharePoint Office 365'teki etiketleri görüntülemek için kullanıcılar şerit menüsündeki Etiketleri Görüntüle seçeneğini kullanabilir. Bu, bir belgeyle ilişkili tüm etiketlerin bir listesini açacak ve gerektiğinde etiketleri hızlı bir şekilde görüntülemeyi ve düzenlemeyi kolaylaştıracaktır.
Çözüm
SharePoint Office 365'te belgeleri etiketlemek, belge yönetimini kolaylaştırmanın ve belgelerin kolayca bulunmasını ve erişilmesini sağlamanın etkili bir yoludur. Kullanıcılar, bir etiketleme stratejisi uygulamaya zaman ayırarak ve etiketleme için en iyi uygulamaları takip ederek, belgeleri hızlı bir şekilde bulmak için SharePoint Office 365'teki arama ve filtreleme özelliklerinden yararlanabilir.
İlgili SSS
SharePoint Etiketleme nedir?
SharePoint etiketleme, belgeleri sınıflandırmak ve düzenlemek için onlara etiket veya etiket ekleme işlemidir. Bu etiketler, kullanıcıların belirli bir konu veya projeyle ilgili belgeleri ve diğer içeriği hızlı bir şekilde bulmasına olanak tanır. Etiketler belgelere kullanıcılar tarafından manuel olarak eklenebilir veya SharePoint'in kendisi tarafından otomatik olarak eklenebilir. Etiketler aynı zamanda birden fazla SharePoint sitesinde de paylaşılabilir, böylece belgelerin aranması ve bulunması daha kolay hale gelir.
SharePoint etiketleme aynı zamanda kullanıcıların içerikle etkileşimini artırmaya da yardımcı olur. Kullanıcıların ilgi alanlarıyla ilgili içeriği hızlı bir şekilde bulmalarına olanak tanıyarak, etkileşimde bulunma ve sitede daha uzun süre kalma olasılıkları artar. Bu, kullanıcıların SharePoint'i daha fazla benimsemesine ve genel olarak iyileştirilmiş bir kullanıcı deneyimine yol açabilir.
SharePoint Office 365'te Belgeleri Nasıl Etiketlerim?
SharePoint Office 365'te belgeleri etiketlemek kolaydır. Belge Kitaplığı'nda etiketlemek istediğiniz belgeyi seçin. Ardından şeritteki etiketler ve notlar simgesine tıklayın. Bu, kullanmak istediğiniz etiketleri girebileceğiniz bir pencere açacaktır. Her belgeye birden fazla etiket ekleyebilirsiniz ve bu etiketler, belgeye erişimi olan herkes tarafından görülebilecektir.
Bir etiket eklendiğinde kitaplıktaki ilgili belgeleri hızlı bir şekilde bulmak için kullanılabilir. Belirli bir etikete sahip belgeleri aramak için arama kutusuna etiket adını girmeniz yeterlidir. SharePoint daha sonra bu etikete sahip tüm belgelerin bir listesini görüntüler. Bu, belirli bir konu veya projeyle ilgili belgeleri bulmayı kolaylaştırır.
ebeveyn denetimi krom uzantısı
SharePoint Office 365'te Belgeleri Etiketlemenin Faydaları Nelerdir?
SharePoint Office 365'te belgeleri etiketlemek birçok avantaj sunar. Birincisi, kullanıcıların ilgili belgeleri ve içeriği hızlı bir şekilde aramasına olanak tanır. Bu, kullanıcıların birden fazla belgeyi manuel olarak tarayarak zaman harcamak zorunda kalmadan ihtiyaç duydukları bilgileri bulmalarını kolaylaştırır.
İkincisi, belgeleri etiketlemek aynı zamanda kullanıcı etkileşimini artırmaya da yardımcı olur. Kullanıcıların ilgili içeriği hızlı bir şekilde bulmasına olanak tanıyarak sitede daha uzun süre kalma ve içerikle daha fazla ilgilenme olasılıkları artar. Bu, kullanıcıların SharePoint'i benimsemesinin artmasına yardımcı olur ve genel kullanıcı deneyimini geliştirir. Son olarak, belgeleri etiketlemek aynı zamanda belgelerin ve içeriğin düzenlenmesine de yardımcı olarak kullanıcıların ihtiyaç duydukları şeyi bulmasını kolaylaştırır.
SharePoint Office 365'te Etiketleri Nasıl Yönetirim?
SharePoint Office 365'te etiketleri yönetmek kolaydır. Etiketleri yönetmek için etiketleri yönetmek istediğiniz kitaplığı açın. Ardından şeritteki etiketler ve notlar simgesine tıklayın. Bu, etiketleri görüntüleyebileceğiniz, ekleyebileceğiniz ve silebileceğiniz bir pencere açacaktır. Ayrıca mevcut etiketleri yeniden adlandırabilir ve her etikete not ekleyebilirsiniz.
Ayrıca her etiketle ilişkili belgelerin listesini de görüntüleyebilirsiniz. Bu, belirli bir konu veya projeyle ilgili belgeleri hızlı bir şekilde bulmanızı sağlar. Ayrıca bu pencereden belgelere etiketler de ekleyebilirsiniz; bu, birden çok belgeye aynı anda hızlı bir şekilde etiket eklemeyi kolaylaştırır.
Etiketleri Birden Çok SharePoint Sitesinde Paylaşabilir miyim?
Evet, etiketleri birden çok SharePoint sitesinde paylaşabilirsiniz. Bunu yapmak için etiketleri paylaşmak istediğiniz kitaplığı açın. Ardından şeritteki etiketler ve notlar simgesine tıklayın. Bu, etiketleri görüntüleyebileceğiniz, ekleyebileceğiniz ve silebileceğiniz bir pencere açacaktır.
Bir etiketi paylaşmak için etiketin yanındaki paylaş düğmesine tıklayın. Bu, etiketi paylaşmak istediğiniz SharePoint sitelerini seçebileceğiniz bir pencere açacaktır. Siteleri seçtikten sonra etiketi bu sitelerle paylaşmak için Paylaş'ı tıklayın. Bu, kullanıcıların hangi SharePoint sitesinde bulunduklarına bakılmaksızın belirli bir konu veya projeyle ilgili belgeleri hızlı bir şekilde bulmalarına olanak tanır.
SharePoint Office 365'teki Belgeleri Otomatik Olarak Etiketleyebilir miyim?
Evet, SharePoint Office 365'te belgeleri otomatik olarak etiketleyebilirsiniz. Bunu yapmak için etiketleri eklemek istediğiniz kitaplığı açın. Ardından şeritteki etiketler ve notlar simgesine tıklayın. Bu, etiketleri görüntüleyebileceğiniz, ekleyebileceğiniz ve silebileceğiniz bir pencere açacaktır.
kötü amaçlı yazılımdan koruma hizmeti yürütülebilir yüksek bellek
Kullanmak istediğiniz etiketleri oluşturduktan sonra otomatik etiketleme iş akışı oluşturabilirsiniz. Bu iş akışı, belgeler yüklenirken veya değiştirilirken bunlara otomatik olarak etiketler ekleyecektir. Bu, belgelerin her zaman düzgün şekilde etiketlendiğinden ve organize edildiğinden emin olmanızı kolaylaştırır. Otomatik iş akışı, belirli bir programa göre çalışacak veya belirli olaylarla tetiklenecek şekilde ayarlanabilir.
SharePoint Office 365'te belgeleri etiketlemek, düzenli kalmanın ve belgeleri hızlı bir şekilde bulmanın inanılmaz derecede yararlı bir yoludur. Yalnızca birkaç basit adımla etiketleri hızlı bir şekilde ayarlayabilir ve bunları belgelerinize hemen uygulayabilirsiniz. Bu, belge yönetimini kolaylaştırmanın yanı sıra ofisteki herkesin ihtiyaç duyduğu belgeleri hızla bulabilmesini sağlamaya yardımcı olabilir. SharePoint Office 365 ile belge yönetimini çocuk oyuncağı haline getirebilirsiniz.
